Stel: je bent betrokken bij de beschadiging of vermissing van onze eigendommen, er is een vermoeden dat je fraude pleegt of de overheid of de politie doet onderzoek naar jou. Ook kan er sprake zijn van bepaalde uitkomsten van Customer Due Diligence (CDD) controles op grond van de Wft en Wwft of je houdt je niet aan de afspraken met de bank.
Dit zijn voorbeelden van voorvallen die de bijzondere aandacht behoeven van de bank. De bank moet deze kunnen vastleggen en onthouden. Dit is nodig om geschikte maatregelen of vervolgstappen te nemen. De bank heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang.
Dit soort voorvallen noemen we ook wel gebeurtenissen. Deze worden opgenomen in een speciale interne administratie van de bank, genaamd de Gebeurtenissenadministratie. Deze is alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers.
Aan de Gebeurtenissenadministratie is een Intern Verwijzingsregister (IVR) gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat, als wij vinden dat de betrokkenheid van een klant bij een gebeurtenis serieus genoeg is, wij onze relevante afdelingen kunnen waarschuwen. Dit geldt ook voor onze groepsmaatschappijen. Deze waarschuwing heeft alleen interne werking (binnen onze organisatie). Of een gebeurtenis via het IVR binnen onze organisatie kan worden gedeeld, wordt getoetst aan de AVG-regels. In dat geval informeren we onder meer expliciet over de redenen voor opname, de gevolgen van de opname voor de klant en zijn of haar relatie met ons en met onze groepsmaatschappijen. Ook informeren we over de duur van de opname en de rechten van de klant, bijvoorbeeld het recht van bezwaar.
We leggen ook vast wanneer we afscheid van je hebben moeten nemen als uit de Wwft volgt dat we onze contractuele relatie met jou moeten beëindigen. Bijvoorbeeld wanneer je ons onvoldoende hebt geïnformeerd over waar je geld vandaan komt, of als je betrokken bent bij witwassen of terrorismefinanciering. In deze gevallen kunnen wij jouw gegevens opnemen in wat wij de CAAML lijst noemen. Deze registratie heeft, net als het IVR, alleen interne werking. Het doel van deze registratie is dat we, als groep, kunnen onthouden dat we afscheid van je hebben moeten nemen omdat we niet (meer) kunnen voldoen aan onze Wwft verplichtingen. Ook hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang. Als je wordt opgenomen op de CAAML lijst wordt ook hierover expliciet geïnformeerd. In deze communicatie informeren we je onder meer over de redenen voor opname en wat voor gevolgen dit heeft voor jouw relatie met de bank en haar dochtermaatschappijen. Óok over de duur van de opname en jouw rechten, bijvoorbeeld het recht van bezwaar.
Aanvullend hebben financiële instellingen in Nederland, waaronder ABN AMRO, een waarschuwingssysteem ontwikkeld dat, anders dan de Gebeurtenissenadministratie, het IVR en de CAAML lijst, externe werking heeft.
Hiermee kunnen zij toetsen of iemand:
Als je klant bij ons wilt worden of een nieuw product bij ons of bij een van onze groepsmaatschappijen wilt afnemen, toetsen we op deze registers. Alleen degenen die zich bezighouden met klant en productacceptatie mogen dit doen. Deze medewerkers krijgen alleen een signaal als je geregistreerd bent. Slechts een beperkt aantal bevoegde medewerkers heeft de details over de redenen van opname op de lijsten. Er wordt altijd overwogen aan de hand van deze informatie of de bank deze klant kan accepteren of het product toekent en zo ja - onder welke voorwaarden.
