Jaarrekening vereniging of stichting

Er is sprake van het 'in stand houden van een onderneming' als de commerciële activiteit in het Handelsregister moet worden ingeschreven. En dat is zo als er in concurrentie wordt getreden met andere organisaties. Daarbij doelt de wetgever niet op het exploiteren van een sportkantine bijvoorbeeld. En ook niet op de toneelvereniging die dvd's met de opnamen van het gespeelde toneelstuk verkoopt.

Let op: de overkoepelende doelstelling van een stichting of vereniging is nooit commercieel. Het gaat hier om commerciële activiteiten binnen het grotere geheel van de stichting of vereniging. Bijvoorbeeld de verkoop van boeken door de ANWB (ook een vereniging) of door Vereniging Eigen Huis.

Als uw vereniging of stichting wél een onderneming in stand houdt, maar voldoet aan tenminste twee van de volgende criteria, is de eenvoudige regelgeving ook van toepassing (BW Boek 2, artikel 396, samengevat). Dat zijn deze criteria:

• Het balanstotaal van de vereniging of stichting is kleiner dan € 4,4 miljoen.
• De netto omzet van de onderneming binnen de vereniging of stichting is kleiner dan € 8,8 miljoen.
• Het aantal werknemers van de onderneming binnen de vereniging of stichting is minder dan 50.

De overgrote meerderheid van de verenigingen en stichtingen valt dus onder de eenvoudige regelgeving!

De wettelijke eisen voor verenigingen en stichtingen die onder deze eenvoudige regelgeving vallen, vindt u in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW). 

Verenigingen van Eigenaars (VvE) zijn hierbij trouwens een bijzondere soort verenigingen. Voor deze VvE's geldt tevens boek 5 van het BW.

• Artikel 10: het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
• Artikel 48 (voor verenigingen): het bestuur moet een jaarverslag maken en een balans plus staat van baten en lasten met een toelichting voor goedkeuring aan de ledenvergadering overleggen. Elke bestuurder moet deze stukken ondertekenen.
• Tenzij er een controlerend accountant of een raad van commissarissen is aangesteld, onderzoekt een (kas)commissie de jaarrekening.
• Artikel 300 (voor stichtingen): het bestuur stelt de jaarrekening op en legt deze voor aan het orgaan dat volgens de statuten bevoegd is om de jaarrekening vast te stellen. Elke bestuurder en elk lid van het toezichthoudend orgaan (als dit orgaan statutair aanwezig moet zijn) ondertekent de jaarrekening.

Bij verenigingen spreekt de wet niet over de 'jaarrekening', maar over 'balans plus staat van baten en lasten met een toelichting'. Dit is hetzelfde als een jaarrekening. In plaats van over een 'staat van baten en lasten' wordt ook vaak gesproken over een 'resultatenrekening' of 'exploitatierekening'.

Een 'overzicht van ontvangsten en uitgaven' is géén staat van baten en lasten. Een vereniging of stichting die dus wel een overzicht van ontvangsten en uitgaven opstelt, maar geen staat van baten en lasten, voldoet niet aan de wettelijke eisen.

De wet stelt voor 'kleine' verenigingen en stichtingen die geen 'onderneming in stand houden' maar heel globale eisen:

1. Er moet een balans worden opgesteld.
2. Er moet een staat van baten en lasten worden opgesteld.
3. Er moet een toelichting bij 1 en 2 worden opgesteld.
4. Elk bestuurslid van de vereniging of stichting moet de jaarrekening ondertekenen. Bij een stichting moet ook elk lid van het toezichthoudend orgaan ondertekenen. Lang niet alle verenigingen en stichtingen voldoen trouwens aan deze eis. Toch is het echt een harde wettelijke eis dat elk bestuurslid, dus niet alleen de penningmeester, de jaarrekening ondertekent. De wetgever wil met deze eis benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur.
5. Dit moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren (dus vóór 1 juli). De ledenvergadering (bij een vereniging) of het orgaan dat de jaarrekening volgens de statuten vaststelt (bij een stichting) kan deze termijn verlengen.
6. De jaarrekening van een vereniging moet gecontroleerd worden door een kascommissie (tenzij er een raad van commissarissen of controlerend accountant is aangesteld).
7. Voor de controle van de jaarrekening van een stichting bestaan geen wettelijke voorschriften.
8. De kascommissie bij een vereniging moet bestaan uit tenminste twee leden, die geen bestuurslid zijn. De kascommissie wordt jaarlijks benoemd.